Organizacyjne wyzwanie - konferencja

Organizacja konferencji to duże przedsięwzięcie, wymagające zaangażowania sporej ilości ludzi. Bogate instytucje i firmy zlecają organizację zewnętrznym firmom, specjalizującej się w tego typu usługach, lecz większość, ze względu na koszty stara się podjąć wyzwanie samodzielnie.

Sukces zależy od bardzo precyzyjnie opracowanego planu oraz ścisłego trzymania się go, z założeniem również, że nieprzewidziane sytuacje mogą w jakiś sposób wymusić modyfikacje.

Główny schemat przygotowań do konferencji.

Podstawowe punkty warto sobie rozrysować na kartce i realizować je wraz ze wszystkimi podpunktami. Warto pamiętać, że wiele etapów wymaga działań równoległych. Przy każdym trzeba zaplanować czas potrzebny na realizację oraz wyznaczyć osobę odpowiedzialną. Podobnie jak w literackim dramacie, dobra organizacja konferencji polega na idealnym zgraniu czasu, miejsca i akcji.

Budżet.

Ustalenie budżetu jest tym, od czego należy zacząć. Od zasobów finansowych zależy realizacja kolejnych punktów.

Czas.

Konferencję należy planować z dużym wyprzedzeniem czasowym. Optymalne jest rozpoczęcie działań 10-12 miesięcy wcześniej.

Najbardziej obleganym sezonem konferencyjnych w większości branż jest jesień, okres między wrześniem a grudniem oraz wiosenny – od połowy lutego do końca maja. Wówczas najtrudniej o miejsce.
Konferencyjnym okresem ogórkowym jest lato (wakacje i urlopy) oraz okres okołoświąteczny, czyli od połowy grudnia do połowy stycznia. Ma to znaczenie frekwencyjne, gdyż goście konferencyjni mogą nie być chętni do uczestnictwa w debatach w tych porach roku.

Miejsce.

Wybór miejsca jest kluczowy i ściśle związany z budżetem i czasowym wyprzedzeniem.

Im wcześniej się rezerwuje miejsce konferencyjne i bazę noclegową, tym większe zniżki można otrzymać.
Wiele popularnych miejsc konferencyjnych ma długie rezerwacje, więc należy się liczyć z tym, że zbyt późne organizowanie konferencji bardzo ograniczy wybór, a tym samym podniesie koszty.

Komunikacja i transport.

Dokonując wyboru miejsca należy brać pod uwagę łatwość dotarcia uczestników. Jeżeli konferencja jest organizowana poza miastem, a uczestnicy przyjeżdżają z różnych stron kraju, wówczas konieczne może się okazać zorganizowanie dodatkowego transportu.

Baza konferencyjna i noclegowa.

Większość konferencji odbywa się w przygotowanych salach konferencyjnych w hotelach. Dobra organizacja konferencji zapewnia uczestnikom zarówno wygodę w salach konferencyjnych, jak również bliskość bazy noclegowej (w tym samym hotelu lub w najbliższych).
Sale konferencyjne muszą być wyposażone w odpowiednie nagłośnienie, projektor lub ekran, komputer, licznik czasu (dla prelegentów), wygodne i w wystarczającej ilości krzesła i stoły, klimatyzację. Sposób ustawienia krzeseł ustala się z hotelem lub właścicielem sal konferencyjnych.
Noclegi hotelowe trzeba zarezerwować równolegle z salami konferencyjnymi. Nie można dopuścić do sytuacji, gdy zabraknie wolnych miejsc noclegowych i goście będą zmuszeni dojeżdżać z odległych krańców miasta.

Uwaga – warto dopytać, czy w tym samym czasie w restauracji hotelowej lub innych salach nie jest planowane wesele lub impreza taneczna.

Po dokonanej rezerwacji należy poinformować uczestników o planowanej konferencji i zachęcić do wstępnej rezerwacji. Na tym etapie powinno się już w punktach określić temat wiodący konferencji oraz ujęcie poszczególnej problematyki.
W tym czasie rozpoczyna się ustalenia z prelegentami, dotyczące ich udziału w konferencji, tematów i czasu wystąpień oraz ewentualnej gaży.

Rejestracja.

Początek rejestracji uczestników powinien nastąpić wraz z udostępnieniem agendy konferencji i wysłaniem zaproszeń.

Dwa miesiące przed konferencją należy ustalić szczegółowe menu z hotelem lub firmą cateringową oraz godzin posiłków i przerw kawowych, które powinny być idealnie zgrane z agendą konferencji. Trzeba pamiętać, że część gości może być na diecie wegetariańskiej.
Jeżeli budżet jest wystarczający, 2 miesiące wcześniej można zamówić gadżety reklamowe, notesy, foldery, torby, długopisy itp.

Akcja, czyli konferencja.

Trzy najczęściej zdarzające się zakłócenia przebiegu konferencji to przedłużenie czasu wystąpienia przez prelegenta, odwołanie obecności prelegenta w ostatniej chwili oraz awaria sprzętu multimedialnego i projektorów. Program należy zaplanować z lekkim zapasem czasowym każdego wystąpienia i przygotować na wszelki wypadek prezentację własną. Dobrze jest też zabezpieczyć się w dodatkowy mikrofon i laptop.
Wyznaczenie osoby prowadzącej jest bardzo ważne. Najczęściej jest to główny organizator, lecz jeżeli odczuwa stres przed wystąpieniami publicznymi, warto wyznaczyć inna osobę, która powinna być dobrze zorientowana w tematyce konferencji.
Do pracy przy organizacji konferencji trzeba wyznaczyć osoby, które zajmą się odrębnie zadbaniem o uzupełnianie listy obecności oraz służyć informacjami oraz bieżącym kontaktem z firmą cateringową lub kuchnią hotelową.